Komunikasi di dalam organisasi tidak terlepas dari perkembangan manajeman dan birokrasi. Komunikasi merupakan kegiatan yang paling sering dilakukan dalam organisasi yaitu 75%-95% dari seluruh kegiatan organisasi. tujuan dari dibuatnya teori komunikasi untuk menjembatani jurang pemisah dalam organisasi, sehingga proses dapat berjalan secara baik dan mencapai tujuan organisasi.
Komunikasi organisasi banyak dipengaruhi oleh teori Frederick Taylor (teori manajemen) dan teori Max Weber (teori birokrasi) yang melihat bahwa komunikasi dalam organisasi diatur oleh standar yang jelas. Tahun 60 dan 70-an berkembang pandangan organisasi sebagai suatu sistem, perkembangan selanjutnya tahun 80-an masyarakat kebingungan dengan rasionalitas dan objektivitas dalam pandangan sistem dari sinilah muncul pandangan budaya yang melihat dalam organisasi terdapat sejarah, nilai, ritual dan perilaku anggota organisasi.
Max Weber merupakan pendiri modern organization studies mengatakan:
His account can be summarized as follows: members use the ideal type conception of bureaucracy to understand the conduct of other members and to guide their own actions; because they all act in patterns organized by the ideal type, their actions coordinate in such a way that organizations consequentially and meaningfully exist. Thus, from its beginning, organization studies have pursued the central question of how large-scale, purposefully-controlled organizations are constituted.
Max Weber membentuk studi-studi organisasi modern dengan menawarkan satu analisis interpretif mengenai birokrasi (1968). Paparannya dapat diringkaskan sebagai berikut: para anggota menggunakan jenis ideal konsepsi birokrasi untuk memahami kelakuan anggota lain dan untuk memandu tindakan mereka sendiri; karena mereka semua bertindak dalam pola-pola yang diorganisir oleh jenis ideal, tindakan-tindakan mereka mengkordinir dalam cara yang sedemikian sehingga organisasi-organisasi ada secara konsekuensial dan secara bermakna. (Robert D. McPhee, Arizona State University & Pamela Zaug, Arizona State University dalam The Communicative Constitution Of Organizations: A Framework For Explanation, 2000)
James R. Taylor dalam Rethinking the Theory of Organizational Communication, How to Read An Organization Series: Communication and Information Science menjelaskan bahwa komununikasi organisasi (organizational communication) merupakan faktor penentu suksesnya suatu organisasi yang bertujuan menjadi sistem demi menyamakan gerak, membentuk harmonisasi organ-organ, penyelarasan berbagai konflik internal, pencitraan, pencapaian tujuan bahkan pengembangan organisasi.
Masyarakat kita merupakan “masyarakat organisasi”, kita lahir di organisasi, belajar di organisasi dan banyak menghabiskan waktu dari hidup kita untuk bekerja di organisasi (Littlejohn, 2002). Komunikasi merupakan kegiatan yang paling sering dilakukan dalam organisasi yaitu 75%-95% dari seluruh kegiatan organisasi. Dari kegiatan tersebut dapat dirinci 5% untuk menulis, 10% baca, 35% bicara dan 50% mendengar.
Adapun komunikasi organisasi dilakukan dalam kerangka: sebanyak 44% untuk komunikasi rutin; 26% untuk pengembangan SDM (sumber daya manusia) antara lain untuk penilaian karyawan, konseling karyawan, training, seleksi, promosi karyawan, dll.; 19% untuk traditional management seperti pengawasan, memberi instruksi, melapor, dll.; 11% untuk net-working antara lain untuk berkoordinasi dengan bagian lain, mencari informasi pesaing, dll.
Istilah organisasi diartikan merupakan sebuah kelompok individu yang diorganisasi untuk mencapai tujuan tertentu (Devito, 1997). Jumlah anggota organisasi sangat bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lainnya. Ada yang beranggotakan tiga atau empat orang bekerja dengan kontak yang sangat dekat. Yang lainnya memiliki seribu karyawan tersebar di seluruh dunia. Yang terpenting adalah mereka ini bekerja di dalam struktur tertentu. Individu di abad ke-21 ini sangat dinamis, masuk dan keluar dari suatu perusahaan atau organisasi untuk mencari pengalam baru atau penghasilan lebih baik bukan hal yang aneh. Pada saat itulah proses asimilasi terjadi. Studi komunikasi organisasi merupakan studi yang interdisipliner. Bidang-bidang studi yang menggunakan kajian komunikasi organisasi yakni: manajemen, sosiologi, psikologi sosial, dan lain-lain. Karena itulah maka teori-teori komunikasi organisasi berhubungan dengan ilmu-ilmu lainnya dan untuk memahaminya perlu dipelajari terlebih dahulu bagaimana perkembangan komunikasi organisasi.
Pada dasarnya istilah komunikasi organisasi terbagi menjadi dua arti, yakni; organisasi dan komunikasi. Kata ’organisasi’ di sini dapat diartikan seperti rangkaian mesin yang memiliki bagian-bagin untuk memproduksi sebuah produk atau layanan dari input (masukkan) sampai output (luaran) dari suatu sistem. Di samping itu juga sebagian ahli mendefinisikan organisasi sering dianggap sebagai sesuatu yang hidup secara natural, seperti layaknya tumbuhan atau binatang. Mereka lahir, tumbuh dan berkembang sesuai dengan lingkungan dan tuntutan zaman yang melingkupinya. Ada juga yang beranggapan bahwa organisasi seperti otak manusia yang memiliki proses informasi, intelegensia dan konseptualisasi perencanaan. Pada perkembangan selanjutnya organisasi sering dianggap, seperti masuk dalam tatanan realitas budaya karena menciptakan makna, memiliki nilai dan norma yang dipersuasikan oleh cerita dan ritual yang terbagikan.
Dalam organisasi dikenal juga dengan konsep individualistik atau hubungan antar individu yang akan memunculkan hubungan dyadic. Hubungan dalam kaitannya dengan keintiman ini akan sangat mengarah kepada adanya hubungan konsepsi jaringan dalam komunikasi organisasi. Manusia berkomunikasi satu dengan yang lain yang selalu di kaitan dengan penggunaan saluran komunikasi untuk menjadi instrumen penyampaian pesan bisa dalam berbagai bentuk, fungsi sosial dalam organisasi yang mampu melingkupi kelompok besar (large groups).
Sedangkan definisi komunikasi itu sendiri yang digunakan dalam tulisan ini yakni mengikuti pendapat Pace yang menyebutkan bahwa ”suatu tindakan komunikasi akan sangat dipengaruhi oleh dua hal, yakni; penciptaan pesan (atau biasanya disebut dengan penciptaan pertunjukkan (display) dan penafsiran pesan atau penafsiran sebuah pertunjukkan.”
Ditambahkan Goldhaber, bahwa setiap manusia dalam kaitan dengan organisasi akan dihubungan dengan pertunjukkan yang berjalan. Maksudnya adalah manusia tidak dapat tidak menunjukkan bahwa mereka tidak mengeluarkan pesan (Goldhaber, 1979). Dalam kantor pertunjukkan pesan bisa dalam bentuk memo, laporan, pidato dan neraca keuangan yang dapat merepresentasikan gagasan-gagasan si pengirim pesan. Oleh sebab itu di dalam menafsirkan pesan akan muncul proses pemindahan (transfer) dan pertukaran (exchange) pesan, dan di sinilah titik letak penting realitas budaya yang disebutkan oleh para aliran subyektivis. Keberadaan artefak, gerak tubuh dan tindakan akan melukiskan suatu makna yang manusia miliki lewat petunjukkan yang secara tidak langsung digelar.
Menurut James Taylor (1993) tujuan dari dibuatnya teori komunikasi untuk
menjembatani jurang pemisah dalam organisasi, sehingga proses dapat berjalan secara baik dan mencapai tujuan organisasi. “The goal of organizational communication theory ought to be to bridge the micro/macro gap, by showing how to discover the structure in the process and delineating the processes that realize the structure” (261). The processes of communication create a patterning which constitutes the structure of organization and the organization itself simultaneously. To develop his conception of communication, Taylor turns to Greimas (among, we should hasten to note, many other theoretic strands), who contends that all communication has an underlying deep narrative structure that organizes conversation through various speech acts. The constitution of an organization would involve its deep narrative structuring of a great number of elementary transactions conducted by human agents. Another main tenet is his claim that communication involves two aspects, conversation and text, with the latter (the medium of organizational structure) stabilizing and grounding, but also being enacted and potentially transformed by, the former (the medium of organizationally communicative action). Since communication creates the structure of organization, Taylor argues that it makes sense to study organizations from the communication perspective. A key point to his position, which seems to be comparable to Weick, is that organization is an effect of communication and not its predecessor. Taylor vastly extends the range of communication theory applied to the constitution problem, but his fascination (even as a pronounced interpretivist) with structuralism leads him to root his answer to the constitution problem in a grammatical rather than a systems conception.
KOMUNIKASI ORGANISASI (ORGANIZATIONAL COMMUNICATION)
Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi yang terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hirarkris antara yang satu lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan (Pace and Faules, 2002: 20).
Di samping itu juga komunikasi organisasi, dipandang dari suatu perspektif intepretatif (subjektif) adalah proses penciptaan makna atas interaksi yang merupakan organisasi. Proses interaksi itu tidak mencerminkan organisasi; ia adalah organisasi. Komunikasi organisasi adalah perilaku pengorganisasian yang terjadi dan bagaimana pihak-pihak yang terlibat di dalamnya bertransaksi dan memberikan makna atas apa yang sedang terjadi.
Menurut Monge dan Eisenberg, kerja dari hubungan komunikasi organisasi antara kolega yang terinstitusi akan memberikan gambaran terbaik menciptakan konstitusi konsep jaringan (Littlejohn, 1999:303). Organisasi dianggap sebagai suatu sistem yang sedikitnya terdiri dari dua orang atau pihak (atau lebih). Di dalamnya terdapat interdepen, masukan (input), hubungan dan luaran (output).
Struktur hubungan antara komunikasi organisasi terdiri dari pola interaksi antar anggota, siapa yang berbicara dan memberi pesan kepada siapa? Hal ini yang disebut dengan aliran informasi. Dasar pemikiran dari ide ini teori jaringan yang dapat diprediksikan antar komunikasi antar individu yang ada di dalam organisasi. Jelasnya dalam struktur komunikasi organisasi pasti terdapat struktur antar dependen dan interdependen, sehingga antar yang berhubungan dapat menjalankan jaringan komunikasi. Tapi dalam hal ini perlu ada aturan yang mengikat jaringan dalam menciptakan hubungan. Oleh sebab itu perlu ada pemahaman peran jabatan dalam komunikasi organisasi yang tercipta.
Komunikasi organisasi informal berkaitan dengan fenomena yang disebut komunikasi jabatan (posisitional communications) (Redfield, 1953). Hubungan yang dimaksud adalah terbentuk atas antar jabatan-jabatan bukan antara orang-orang. Keseluruhan organisasi terdiri dari jaringan jabatan. Praktik komunikasi jabatan ini membingungkan karena tidak semua jabatan dan interaksi secara seksama dapat berjalan dalam alur informasi yang sesuai dengan jabatan.
Dalam hubungan informal terbentuk sebagai respon terhadap berbagai kesempatan yang diciptakan lingkungan, organisasi informal merupakan lingkungan kelompok lebih nyata yang mempengaruhi jumlah dan pelaksanaan hubungan informal dalam organisasi. Ada dua model teori organisasi besar, yakni; Weber dengan model birokrasi yang terfokus pada pengorganisasian. Teori ini dianggap sebagai pernyataan terpenting tentang organisasi formal yang didasarkan pada pengelolaan.
Sedangkan model kedua yakni organisasi menurut Frederick W. Taylor. Bagi beliau doktrin klasik organisasi dan manajemen dapat secara langsung dilacak kembali ke minat Taylor atas pengawasan (supervisi) fungsional. Secara khusus Weber dan Taylor menyajikan teori-teori organisasi dan manajemen yang hampir secara khusus membahas anatomi organisasi formal. Dalam artian khusus dibahas dalam anatomi formal yang dapat disebut dengan teori-teori struktural klasik.
Pendekatan Taylor terhadap manajemen dilakukan di sekitar empat unsur kunci: pembagian kerja, proses skalar dan fungsional, struktur, dan rentang kekuasaan.
Pertama; PEMBAGIAN KERJA
Pembagian kerja di sini berkaitan dengan bagaimana tugas, kewajiban dan pekerjaan organisasi didistribusikan. Kewajiban perusahaan secara sistematik dibebankan kepada jabatan-jabatan dalam suatu tatanan spesialisasi yang menurun. Bila dapat dilakukan, pekerjaan setiap orang dalam organisasi harus terbatas pada pelaksanaan suatu fungsi, yang merupakan konsep pembagian kerja. Parkinson merumuskan sejumlah prinsip yang membantu menjelaskan bagaimana orang-orang dalam organisasi memanipulasi unsur tersebut (1957).
Dalam hukum Parkinson (Parkinson’s Law) ini menyebutkan bahwa manajer, pekerja dan administrator mulai merasa kekurangan tenaga karena kelelahan dalam kerja. Oleh sebab itu manajer perusahaan perlu melakukan tiga pilihan: mengundurkan diri, berbagi kerja dengan kolega atau meminta bantuan memiliki dua orang bawahan (Parkinson dalam Pace and Wyne, 2002:51).
Kedua; PROSES SKALAR DAN FUNGSIONAL
Proses ini berkaitan dengan pertumbuhan vertikal dan horisontal organisasi. Proses skalar ini menunjukkan rantai perintah atau dimensi vertikal organisasi. Dengan penambahan sumber daya manusia organisasi akan memberikan delegasi dan kewenangan atas tanggungjawab, kesatuan perintah dan kewajiban pelaporan.
Pembagian ini sesuai dengan pilar keempat teori manajemen klasik, bahwa pembagian kerja dalam tugas-tugas lebih khusus akan menjadi unit-unit yang sesuai dengan proses-proses fungsional dan ekspansi horisontal organisasi.
BENTUK KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Salam perkembanganya Komunikasi dalam sebuah organisasi dibagi dalam beberapa hal : 1. Management Information System
Misalnya: dengan menggunakan computer, data, informasi.
2. Telecomunication
Komunikasi dengan peralatan yang mana komunikator dan komunikan tidak
berhadapan langsung.
Misalnya: telepon, TV, e-mail, voice messaging, electronic bulletin board.
3. Non verbal communication
Pralinguistic, proxemics, kinesics, chronemics, olfaksi, tactile, artifactual.
4. Interpersonal communication
Komunikasi yang terjadi antar individu.
5. The organizational communication process
- instruksi atau komando
- laporan, pertanyaan, permintaan
- subsgroup dengan subsgroups
- staff
BENTUK KOMUNIKASI BERDASAR STRUKTUR ORGANISASI
1. Superior - subordinate communication
Disebut juga downward communication yaitu komunikatornya adalah atasan
dan komunikasinya adalah bawahannya.
Katz & Kahn menyebutkan 5 bentuk komunikasi downward, yaitu:
a. memberi tugas rinci - job instruction
b. memberi informasi tentang prosedur organisasi dan latihan-latihan.
c. memberi informasi tentang rastionale of the job yaitu alasan mengapa tugas
tersebut harus dilakukan
d. memberi tahu tentang kinerja anak buah
e. memberi informasi tentang ideologi organisasi (visi, misi) untuk memudahkan
dalam mencapai tujuan organisasi.
Media yang digunakan adalah media tulis, media lesan, interaktif.
2. Subordinate - initiated communication
Disebut juga dengan upward communication yaitu komunikasi yang terjadi dari
bawahan ke atasannya.
Adapun bentuknya adalah:
a. Informasi pribadi tentang gagasan, sikap, peampilan kerja.
b. Informasi feedback tentang performance teknis, beberapa informasi penting
lainnya.
3. Interactive communication
Komunikasi yang terjadi pada karyawan yang selevel.
Bentuknya adalah
a. Task coordination
b. Problem solving
c. Information sharing
d. Conflict Resolution
Beberapa faktor pada struktur organisasi yang berpengaruh pada pola komunikasi antara lain
a. ukuran
b. sentralisasi - desentralisasi
c. degrees of uncertainity
Tidak ada komentar:
Posting Komentar